L’organisation d’un séminaire vise des objectifs précis et doit par conséquent être préparée en amont. Si on évoque l’organisation d'un séminaire avec HBE, c’est pour faire référence à des professionnels de l’événementiel. Vous avez donc le choix de préparer entièrement toutes les étapes nécessaires à la réussite de votre réunion d’affaires ou de confier certaines tâches à des spécialistes.
L’organisation en amont
La première étape de la préparation d’un événement est logiquement l'élaboration d’un plan d’action. Cette opération a pour but de définir l’ensemble des étapes nécessaire à la réalisation de l’événement ainsi que les retombées attendues.
De ce fait, le planning doit répondre à un ensemble de questions. Qui sont les cibles du séminaire ? Dans quel cadre est-il organisé ? Quelles sont les méthodes seront employées pour sa mise en œuvre ? Quel est l’objectif final.
Une fois les réponses à ces questions déterminées, il faudra ensuite dresser une liste des participants et des ressources nécessaires. Ces ressources comprennent le personnel, le lieu de réception, le temps, les équipements et le budget. C’est dans ce cadre que l’organisation d'un séminaire avec HBE est intéressante. Ils se chargent de trouver un lieu de réception adapté à l’événement.
Dès que la planification est terminée, le volet communication entre en jeu. C’est le lieu d’informer les différents participants de la tenue du séminaire. L’appui d’un professionnel en communication sera utile pour réaliser cette tâche.
Le jour J
Durant les heures précédant celle de la réunion, assurez-vous de disposer de moyens techniques suffisants. Les vidéos-projecteur, les écrans, une connexion internet,…, sont des ressources souvent sollicitées lors de ce genre d’évènement. De ce fait, tous les intervenants pourront communiquer leur point de vue à l’assemblée pour ensuite échanger sur certains points ; ce qui est primordial dans la mesure où l’objectif à atteindre passe par la communication.
N’omettez pas de convier un acteur de la presse au cas où l’évènement nécessiterait de la visibilité. Pour terminer, établissez un bilan général afin d’améliorer l’organisation d’une prochaine rencontre.
