Si vous souhaitez faire des économies de temps et d’argent et améliorer votre productivité, suivez ces étapes simples pour structurer votre entreprise.
Classement. Assurez-vous que vos systèmes de classement sont faciles d’accès et clairement étiquetés. Idéalement, classez les anciens fichiers dans des boîtes d’archives étiquetées afin de ne pas empiéter sur votre travail actuel, ou utilisez le stockage et la gestion de documents organisé par une entreprise professionnelle pour garder vos documents en lieu sûr dans un site distant.
Base de données. Au lieu d’avoir des centaines de cartes de visite, mettez tous vos contacts dans une base de données informatique. Vous pouvez ensuite les trier par groupes, par exemple clients, fournisseurs, etc. Ce système vous permettra de suivre facilement un groupe de clients sélectionnés.
Tri d’emails. Plutôt que de maintenir des milliers d’e-mails dans votre « inbox », créez des dossiers dans votre boîte de réception pouvant se rattacher directement à votre système de classement.
Organisation informatique. Créez également des dossiers et sous-dossiers dans « Mes documents ». Vous pouvez ensuite utiliser un raccourci sur le bureau pour accéder immédiatement aux dossiers les plus utilisés.
Agenda. Utilisez le calendrier de votre ordinateur pour enregistrer l’ensemble de vos rendez-vous, appels et messages.
Prospect et suivi de clientèle. Votre calendrier est idéal pour vous rappeler de vous mettre en contact avec vos contacts. Utilisez-le en conjonction avec votre base de données.
Facturation et paiements. Une des méthodes les plus simples pour garder trace des factures que vous envoyez est d’avoir une feuille Excel avec les détails pertinents de chaque facture. A chaque fois qu’un paiement est reçu, il suffit de cocher la case « payé » sur votre fichier. Ce système permet de suivre facilement qui vous doit combien, et vous pourrez voir d’un coup d’œil si un paiement a été reçu ou non.
