Quand on vit dans le monde 2.0 et que tout va très vite, on a tendance à rédiger nos mails à la hâte sans penser si ces derniers seront-ils bien reçus ? Seront-ils directement mis à la poubelle avec les spams ? On se dit juste qu’une fois envoyés, ils passeront comme des lettres à la poste et que le destinataire sera dans l’obligation de les lire en entier.
Cependant, la réalité en est tout autre, surtout quand on s’adresse pour la première fois à notre interlocuteur. Voici donc quelques règles à ne pas oublier dans le savoir-vivre sur la toile
Négliger la case objet
Biens qu’ils n’y aient pas de règles strictement établies pour les envois et réceptions de mails, chaque personne peut accorder ou non l’attention qu’il juge nécessaire pour chaque mail peut importe qui l’a envoyé.
Entre les mails groupés et les spams qui débordent, chaque individu passe un temps fou à gérer, trier et filtrer sa boite mail que parfois, les mails importants passent inaperçus et finissent comme les autres dans la corbeille.
Il est donc impératif que l’objet de votre mail énonce clairement le contenu de votre mail. Évitez impérativement les « RE :RE :RE :re :re :re :re… » et les « Fwd: Fwd: Fwd: Fwd: Fwd: Fwd: Fwd: Fwd:…. » à ne plus en finir surtout quand il s’agit d’un message transféré.
Adopter un style inadéquat
Ici, l’erreur serait soit de paraitre trop condescendant ou froid soit d’être trop familier. Soyez convivial, tout en excluant la familiarité. Dans le ton, n’abusez pas des points d’interrogation ou d’exclamation et surtout pas des points de suspension.
En effet, l’utilisation de trop de points de suspension est perçue comme une forme de paresse dans le mail. Pour ce qui est de la forme, évitez les gros blocs. Éliminez les paragraphes de plus de quatre ou cinq lignes. Ne trichez pas en réduisant la taille de la police : vous risqueriez de rendre votre message illisible. L’utilisation d’une police de type Arial en corps 10 est un minimum.
Pour finir, relisez-vous soigneusement pour gommer les éventuelles fautes d’orthographe qui décrédibiliseraient votre message et votre professionnalisme.
